Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Kansainvälisen kauppakamarin (ICC) Suomen osasto ry (lyhenne ICC Suomi – ICC Finland), Y-tunnus: 0201432-6

Yhteydenotot tietosuoja-asioissa

icc@icc.fi tai osoitteeseen ICC Suomi ry, WTC Helsinki, Aleksanterinkatu 17, 00100 Helsinki

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusta

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hoitaa

• ICC Suomen säännöissä sekä ICC Suomen toimielinten ja lautakuntien työjärjestyksissä mainittuja tehtäviä,
• jäsen-, kannatusjäsen-, luottamushenkilö-, asiantuntija- ja muita sidosryhmäsuhteita,
• palvelujen, tuotteiden sekä julkaisujen markkinointia,
• viestintää,
• yhteystietojen ylläpitoa ja välittämistä,
• maksujen, palkkioiden ja korvausten suorittamista tai perimistä, ja
• kyselyjen, tilastojen ja muiden tutkimusten tekemistä sekä toteuttamista.

Käsittelemme henkilötietoja, kun:

• Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
  • ICC Suomi voi käsitellä henkilötietoja, jotka henkilö on luovuttanut esimerkiksi tilatakseen julkaisuja tai tiedotteita.
• Henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa henkilö on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi henkilön pyynnöstä
  • ICC Suomi voi käsitellä henkilötietoja esimerkiksi työsopimuksen perusteella.
• Henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
  • ICC Suomi voi käsitellä henkilötietoja lainsäädännön niin velvoittaessa esim. kirjanpitolain säilytysvelvoitteen ja yhdistyslain jäsenluettelon pitovelvoitteen perusteella.
• Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut.
  • ICC Suomella on toimintansa harjoittamiseen liittyviä oikeutettuja etuja, kuten oikeus edistää tuotteiden ja palveluiden myyntiä markkinoinnin ja myynnin keinoin, ja ICC Suomi voi oikeutetun edun perusteella harjoittaa suoramarkkinointia ja myyntiä. Muita ICC Suomen oikeutettuja etuja, joiden perusteella henkilötietoja voidaan käsitellä, ovat muun muassa yhdistyksen säännöissä sekä toimielinten ja lautakuntien työjärjestyksissä mainittujen tehtävien hoitaminen, neuvonta ja muu asiakaspalvelu, toiminnan edelleen kehittäminen sekä mahdollisten väärinkäytösten selvittäminen. Rekisteröidyllä on aina mahdollisuus ilmoittaa esimerkiksi palauteviestillä sähköpostitse, ettei halua saada ICC Suomelta viestejä.

Käsiteltävät henkilötiedot ja käsittelylogiikka

Henkilötietoja kerätään suoraan rekisteröidyltä itseltään, julkisista lähteistä koskien henkilön asemaa, tehtäviä sekä niiden hoitoa julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa taikka ne ovat peräisin luotettavista lähteistä kuten esimerkiksi ICC Suomen lautakunnissa käsiteltävistä tapauksista.

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta jos päätät niin, emme pysty tarjoamaan palveluitamme sinulle.

Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti:

• Perustiedot: nimi, titteli, organisaatio.
• Yhteystiedot: osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
• Taloudelliset tiedot: laskutukseen liittyvät tiedot.
• Lakisääteisiin vaatimuksiin liittyvät tiedot: verotustiedot.
• Kokouksiin, tapahtumiin ja muihin palveluihin osallistuneiden tiedot: olennaiset tiedot organisaatiosta ja tapahtumaan osallistumisesta, syntymäaika liittyen tapahtumiin tai palveluihin, joiden osalta se on tarpeen, ruokavaliota koskevat tiedot tarvittaessa, valokuvat ja tapahtumien tallenteet.
• Tunnistamistiedot (tarvittaessa): henkilötunnus/syntymäaika, ansioluettelo.
• Digitaalisina kerätyt tiedot: digitaalisten palveluiden yhteydessä sekä käyttäjälle luodun digitaalisen sisällön käyttöä koskevat tiedot ja käyttäjän digitaalisiin laitteisiin (kuten tietokoneisiin ja mobiililaitteisiin) lähettämät tekniset tiedot sekä evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita koskevat tiedot.
• Muut tiedot: lautakunnissa käsiteltäviin tapauksiin liittyvät henkilötiedot, tiedot liittyen tutkimustoimintaan.

Henkilötiedot poistetaan käsittelystä: ICC Suomi käsittelee henkilötietojasi niin kauan, kun on jokin edellä kuvattu käsittelyperuste tietojen käsittelyyn voimassa, sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen.

Käsittelylogiikka: Henkilötietoja käsitellään joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti. Käsittelyyn ei liity automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.

Henkilötietojen suojaaminen

ICC Suomi käsittelee henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Asiakirja-aineistot säilytetään kulunvalvonnan avulla suojatuissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan käyttövaltuushallinnan avulla. Tietojenkäsittelyvaltuuksien hallinnan avulla valvotaan, että tietoja ja sen osa-alueita saavat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt. Tiedot on eristetty julkisesta tietoliikenneverkosta palomuuriratkaisujen avulla. Julkisen tietoliikenneverkon kautta lähetettäessä luottamukselliset tiedot suojataan teknisin keinoin.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on erityyppisiä mahdollisuuksia vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn. Pääsääntöisesti toteutamme pyyntösi kuukauden sisällä. Pyydämme ottamaan yhteyttä tämän tietosuojaselosteen alussa mainitun sähköpostiosoitteen kautta taikka postitse. Sinulle kuuluvia oikeuksia ovat:

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin, joita sinusta on kerätty.
  • Käytännössä tämä toteutuu niin, että asianmukaisen ja tunnistetun pyyntösi perusteella toimitamme sinulle raportin henkilötiedoista, joita sinusta on kerätty.
• Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen oikaisemista tai poistamista.
  •  Jos huomaat tiedoissasi virheitä tai puutteita, voit tehdä meille oikaisupyynnön.
• Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen poistamista.
  • Meillä on velvollisuus poistaa pyytämäsi henkilötiedot, jos jokin seuraavista perusteista täyttyy, ja muusta lainsäädännöstä tai viranomaismääräyksestä ei aiheudu tietojen säilyttämisvelvollisuutta
    • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin;
    • vastustat käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyen eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin;
    • henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti;
    • henkilötietosi on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai Suomen lainsäädäntöön perustuvan ICC Suomeen sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; tai
    • ilmenee, että kyse on lapsen henkilötiedoista, jotka on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä.

• Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Voit pyytää ICC Suomea rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, jos:
  • kiistät meillä olevien henkilötietojesi paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja vaadit poistamisen sijaan käytön rajoittamista;
  • emme enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja edellä kuvattuun käsittelytarkoitukseen, mutta tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
  • olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö ICC Suomen oikeutetut perusteet sinun perusteesi.
• Oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä. Jos ICC Suomi käsittelee tietojasi oikeutetun edun perusteella, on sinulla oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä. Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Jos mahdollista erimielisyyttä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen ei saada sovinnollisesti ratkaistua sinun ja ICC Suomen välillä, on sinulla oikeus viedä asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Henkilötietojen luovutukset ja vastaanottajien ryhmät

ICC Suomi luovuttaa tietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaistehtävien, sidosryhmäsuhteiden hoitamista sekä kyselyjen, tilastojen ja tutkimusten toteuttamista varten. ICC Suomi luovuttaa tietojasi yhdistykselle palveluja suorittaville kolmansille osapuolille. Näitä palveluja voivat olla esimerkiksi hallinnointiin liittyvät tehtävät, asiakaspalvelu, ohjelmistopalvelut, tietojen tekninen hallinta ja analysointi, markkinointi ja erilaiset kampanjat. ICC Suomi voi jakaa tapahtumiimme osallistuvien perustietoja muille kyseisten tapahtumien osallistujille.

Lisäksi käsittelemiämme julkisia henkilötietoja annetaan pyydettäessä nähtäväksi. Henkilötietoja luovutetaan ICC Suomen lautakunnissa käsiteltävän tapauksen toiselle osapuolelle sekä lautakuntien jäsenille ja sihteeristölle.

Julkisesti nähtävillä voivat olla tiedot luottamushenkilöiden nimistä ja ICC Suomen lautakunnissa käsitellyn asian käsittelyyn osallistuneista henkilöistä. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi rekisteröityjen nimi, puhelinnumero sekä sähköpostiosoite.

Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

ICC Suomi siirtää henkilötietoja Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun palveluntarjoaja tai yhteistyökumppanimme on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Kansainvälisen kauppakamarin (ICC) Suomen osasto ry

Alvar Aallon katu 5 C, 00100 Helsinki
Y-tunnus: 0201432-6
icc@icc.fi